給与支払証明書とは何?書き方やどこでもらうのかを解説

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住宅ローンや学費の減免のために給与支払証明書の提出を求められたけど、どんなものなのかよく分からない。

このページを読んでいるのはそんな人達ではないでしょうか。

名前の通り、給与の支払いを証明する書類なのですが、じゃあ給与明細と何が違うのか疑問に思いますよね。

なじみはありませんが、正社員はもちろんアルバイトでも会社から簡単にもらうことができるものです。

給与明細や源泉徴収票は知っていても、給与支払証明書という言葉は初めて聞いたという人も多いと思います。

そんな皆さんのために、このページでは、

を解説しています。

ちなみに、似たような書類に「給与証明書」や「給与支払見込証明書」等もありますが、

  • 給与証明書:給与支払証明書と同じ。呼び方が違うだけ。
  • 給与支払見込証明書:今後の支払予定を記載した物。給与支払証明書と同じ方法で発行可能。

このようになっているので、このページを読めば解決するはずです。

また、自分で用紙を作成しなければいけない人のために、給与支払証明書のテンプレートも用意しているので活用してください。

最後まで読めば問題なく給与明細を提出できるようになると思います。

給与支払証明書は期間内の給与を証明する書類

給与支払証明書を一言で説明すると「特定の期間内に受け取った給与の金額を証明する書類」です。

例えば、「○○年の6月から××年の5月」のように期間を定めて、受け取った金額を確認できるようになっています。

決められた書式はありませんが、大体以下のような内容です。

ちなみに、今後払われる予定の給与を記載した場合は「給与支払見込証明書」という名前になります。

給与明細や源泉徴収票との違い

給与支払証明書と同じように給与が記載された書類に「給与明細」と「源泉徴収票」がありますが、この3つの書類は完全に別物です。

給与支払証明書、給与明細、源泉徴収票の違い

・給与支払証明書:期間を指定して毎月の給与が1枚に記載されている
・給与明細:1か月分の給与が記載されている
・源泉徴収票:1月から12月までの給与の合計が記載されている

給与明細で分かるのは1か月分だけ

給与支払証明書と違い、給与明細には1か月分の給与しか記載されていません

申込者の収入をしっかり確認するには何枚も必要となって面倒なので、給与明細ではなく給与支払証明書が求められる場合があるのです。

源泉徴収票では最新の情報が分からない

源泉徴収票には1年間の合計が記載されていますが、毎月の給与は記載されておらず、収入が安定しているかどうかが不明です。

さらに、記載されているのは去年の1月から12月の合計なので、仮に12月に提出する場合は2年前から1年前までの給与しか分かりません。

また、数ヶ月以内に転職した場合は、昨年の源泉徴収票では現在の収入を証明できません。

最近の収入を調べるには給与支払証明書の方が都合が良いので、源泉徴収票でが代用できないことが多いです。

給与支払証明書には社印が必要

会社によっては給与明細や源泉徴収票に社印が押されていないことが多いです。

給与明細や源泉徴収票は法的には社印がなくても有効ですが、給与支払証明書には絶対に社印が必要になります。

社印がないと提出先に認めてもらえないなので気を付けましょう。

役所で発行する所得証明書とは別物

所得証明書という書類もありますが、給与支払証明書や給与明細と違い、役所で発行するものです。

所得証明書は前年の1月1日~12月31日の金額が記載され、最新の証明書に切り替わるのは、6月初旬~中旬です。

それ以前に発行すると前々年のものとなり、直近の収入を証明するには適切とは言えません。

また、複数の会社から給与を得ている場合は、合計金額が記載されます。

給与支払証明書とは、記載されている所得の内容も証明している期間も異なるという点について理解しておきましょう。

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給与支払証明書が必要な時は会社に申請

給与支払証明書が必要になったときは、会社にそのことを伝えて発行してもらいましょう。

給与明細は毎月自動的に発行される会社がほとんどですが、給与支払証明書は必要な時には自分から会社に依頼する必要があります。

ただし、申請すれば簡単に手に入るので心配しなくても大丈夫です。

また、先ほど説明したように、給与支払証明書には社印が必須なので、自分で作成することはできません。

用紙は提出先からもらう

給与支払証明書が欲しい人のほとんどは銀行や役所等の機関から提出を求められたからだと思います。

提出先の機関でフォーマットを用意していることが多く、その場合は用紙を直接もらったり、公式サイトでダウンロードすることができます。

あとは用紙と一緒に経理担当者に発行を依頼して数日待つだけで、それ以外には特に自分でやることはありません。

まずは「○○(提出先機関の名前) 給与支払証明書」と検索してみてください。

会社がフォーマットを持っている場合もある

提出先機関がフォーマットを用意していないときは、勤務先に給与支払証明書のフォーマットがないか確認しましょう。

給与支払証明書を発行することが多い会社では独自でフォーマットを用意しています。

この場合も、経理担当者に給与支払証明書を発行して欲しいと伝え、発行されるのを待つだけです。

会社もフォーマットがない場合は自分で用紙を作成

一番面倒なのが、提出先も勤務先も給与支払証明書のフォーマットを用意していないという場合です。

そのときは自分で用紙を作成しなければなりません。

ですが、給与支払証明書には法的に決まったフォーマットはありませんので、必要な項目が満たされていればどんな内容でも大丈夫です。

具体的には以下のような項目が一般的です。

  • 住所
  • 氏名
  • 入社年月日
  • 毎月の給与
  • 作成年月日
  • 会社所在地
  • 会社名
  • 電話番号
  • 社印

これはあくまで一例であり、項目は提出先によって異なります。

提出先に確認すれば項目を教えてくれるので、それに合わせて作成しましょう。

以下のリンクから記事の冒頭でお見せした簡単なテンプレートをダウンロードできるようにしています。

給与支払証明書テンプレート

必要な項目はそれぞれ異なると思いますので、皆さんの状況に合わせて使用してください。

自分で用紙を作成する場合でも内容は会社側か記入するので、用紙を渡せばそれでOKです。

アルバイトでも発行可能

正規雇用でなくても給与支払証明書の発行は可能です。

給与明細や源泉徴収票も、アルバイトでも受け取っているはずですので、それと同様に給与支払証明書をもらうことができます。

アルバイトだからといって気にせずに発行をお願いしましょう。

本来、申請された場合には絶対に発行しなければならないものですが、会社が発行してくれない場合は他の書類で代用できないか提出先に相談してみましょう。

給与支払証明書が必要なタイミング

あまり使う機会がない給与支払証明書ですが、実は求められる場面は少なくありません。

読んでいるのはすでに給与支払証明書が必要になっている人ばかりだと思いますが、どんな場面で給与支払証明書が必要になるのか簡単にまとめました。

  • 県営住宅の申し込み
  • 大学の入学金・授業料の減免
  • 子や配偶者の扶養認定
  • 住宅ローンの申込
  • 大口融資の申込
  • 年末調整(配偶者控除)

収入が一定以下であることを証明する場合

収入が一定以下であることを証明するために給与支払証明書が必要な場合があります。

例えば、家族を扶養に入れるには、対象者の年収が130万円以下でなければなりません。

また、学費減免や県営住宅の利用のためには所得の証明が必要となり、自治体によっては給与支払証明書を提出します。

対象者の年収が低いことを証明するために給与支払証明書を提出することが求められるというわけです。

源泉徴収票や所得証明書等で良い場合が多いですが、証明している期間が古い場合には給与支払証明書が必要になります。

住宅ローンや大口融資の申し込み

住宅ローンや数千万円規模の大口融資ローンの審査を受けるときは、本当に収入があるのかを証明しなければなりません。

源泉徴収票や所得証明書で直近の年収が把握できない場合に給与支払証明書の提出が求められます。

行が様式を持っていますので銀行からもらった様式を勤務先に渡して必要部分に記入と捺印をしてもらいましょう。

なお、銀行によっては給与明細数カ月分でよいというところもあるので、詳しくは銀行へ確認するようにして下さい。

また、育休・産休などで、現在の収入と昨年の収入が大きく異なる場合も給与支払証明書が必要とされることがあります。

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年末調整

会社員の方は、年末調整時に、扶養内の配偶者の年収見込を申請する必要があります。

配偶者の方の年収で、主たる生計者の所得税の計算式が変わってしまうからです。

また、配偶者の年収によっては社会保険料も変わってくるため、年末調整では配偶者の年収見込の申告が必要になります。

しかし、年末調整が行われる時点では、被扶養者の12月の給与も未確定のため、見込み額を示すしかできません。

このため、必要があれば被扶養者の方の給与見込証明書を発行してもらうことになります。

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総支給額なのか、交通費を含めた金額が必要なのか等悩みますよね。

内訳を示す必要の有り無しについては、提出先に確認することが必要です。

例えば、所得税の対象となる額だけを証明すれば良いのであれば、非課税である交通費などは不要になります。

給与支払証明書は他の書類で代用できる?

提出先や用途によって、源泉徴収票や市役所で発行する所得証明書・(非)課税証明書で可とする場合もあります。

ただし、これらは前年の1月1日~12月31日までの収入を証明するものです。

最新の証明に切り替わるタイミングは、源泉徴収票は12月、所得証明書や(非)課税証明書は6月初旬~中旬です。

直近の数ヶ月分の証明が必要な場合は、代わりにはなりません。

退職後や育休中でも発行される?

退職後や休業中でも、本人の申し出であれば、申請することができます。

まとめ

給与支払証明書とは、2018年8月から2019年11月というように、指定した期間の給与がいくらなのかを証明する書類です。

将来受け取る予定の給与を示す場合は「給与支払見込証明書」という名前になります。

1か月分の給与しか分からない給与明細や、昨年1年間の金額しか分からない源泉徴収票とは別物です。

また、所得証明書という書類もありますが、これは役所で発行するものです。

様式は提出先の機関や勤務先で用意されているので、担当者に渡して発行を依頼すれば問題ありません。

どちらも用意してくれていないときは自分で様式を作成ししましょう。

その際、こちらで用意したテンプレートを使えば楽に用意できます。

給与支払証明書テンプレート

給与支払証明書は主に、収入が一定以下であることを証明する場合、高額のローンや融資に申し込む場合に必要です。

また、配偶者がいる人は、年末調整時に配偶者の給与支払見込証明書が必要になる場合もあります。

給与支払証明書が必要になった場合は速やかに会社に発行を依頼しましょう。

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