収入証明書はどこで手に入る?新卒は？
収入証明書をどこで入手すればいいかでお困りですか？
就業形態によっても発行機関が違うので、わかりやすくまとめてみました。
収入証明書とは、そもそも何？という疑問をお持ちの方には、記事の後半で解説しています。（収入証明書とは？」の項を御覧ください。）
収入証明書はどこでもらう？
賃貸物件の契約や、保育園、結婚相談所、クレジットカード、カードローンなど、各種申し込みなどで収入証明書を求められることがあります。
提出先によっては細かい規定がある場合もありますが、基本的には以下のような証明書が効力を持ちます。
| 証明書 | 発行機関 |
|---|---|
| 源泉徴収票 | 勤務先 |
| 給与支払明細書 | 勤務先 |
| 課税証明書 | 市町村役場 |
| 確定申告書 | 自ら申告した際の控え |
| 年金通知書 年金証書 | 年金機構 |
| 納税証明書 | 税務署 |
給与明細・源泉徴収票・年金通知書などは既に発行済のもののうち最新のものが原則です。
課税証明書や納税証明書は、役場や税務署に申請して発行してもらう必要があります。
また、所得の形態ごとに証明書が異なりますので、以下の解説で自分の立場と照らしあわせてみてください。
ひとつずつ解説していきます。
会社員・アルバイトなら
会社員やパート・アルバイトなど、雇用されている立場の人でしたら、給与支払明細書がもっとも身近な書類と言えますね。
しかし、1ヶ月分では証明には不十分であることから、2~3ヶ月分の提出を求められることがあります。
また、給与支払明細書にプラスして、別途「源泉徴収票」の提出を求められたりします。
源泉徴収票とは、本来、直近1年間で給与天引きで支払った税金の額を示すのが目的の書類です。
税金を計算する上で、給与の総額を示すことが必要なことから、収入の証明にも活用できます。
新卒入社した時は？
賃貸物件を借りる際には必ず、身分証明と収入証明が求められます。
社会人になるにあたって、赴任地で新規契約する際も例外ではありません。この場合は、内定を証明する書類で十分です。
また、内定先の企業が不動産会社を紹介してくれる場合は、証明自体が不要です。
自営業者なら
自営業の方は、税金を納める際に、確定申告で自ら所得の証明書となる書類を作成しているはずです。
その確定申告書の控えが収入を証明する上で有効です。
万が一紛失している場合は、税務署に納税証明書の交付申請をしても良いでしょう。
直接出向いて申請する他にも、オンライン申請もできます。
ただし手数料が必要となります。窓口であれば400円・オンラインなら370円です。
請求はオンラインでしても、受取方法は窓口、郵送、あるいはデータファイルでの受け取りのいずれかを選ぶことができます。
年金受給者なら
年金受給者の方が所得を証明するには、受給開始前に届く年金通知書・年金証書が有効です。
また、年金自体からも所得税が天引きされるため、源泉徴収票も発行されます。提出先によっては、この源泉徴収票で証明を可とするケースもあります。
複数の収入があるなら
複数の収入源がある場合、証明書がひとつでは不十分です。
- 会社員だけれど、不動産などから不労所得がある
- アルバイトを掛け持ちしている
こうしたケースでは、それぞれの収入証明書を用意してもいいのですが、手間になります。
市町村役場で発行される証明書であれば、直近1年間の収入がまとめて記載されます。
市町村役場が発行する証明書とは
収入を証明する書類は、各市町村役場の税務課で申請できます。
手数料は300円程度です。運転免許証などの身分証明書が必要ですので、忘れないようにしましょう。
書類の名称は所得証明書、あるいは課税証明書、など役場によって名称もまちまちです。
提出先によっても、何が必要かが変わってきますので、申請の際、窓口で相談すると良いでしょう。
いずれの証明書も、前年の1月1日から12月31日までの収入に対しての証明を行います。
例えば平成29年に入手出来るのは、平成28年の1年間の収入の証明書ということになります。
発行は取得年度の1月1日時点で、住民登録をしていた市町村で行うことになります。
郵送や代理人による申請も
引っ越したあとで、所得証明書のためだけに役場を訪れるのは不便なものです。
委任状があれば代理人による申請も可能です。
また、往復の切手代がかかりますが、郵送での申請も可能です。（1~2週間を要します）
委任状や郵送希望の際の申請書類は、各市町村のHPからダウンロードできる場合もあります。
無収入証明書はどこでもらえる？
「収入がないこと」を証明しなければならないこともあります。
配偶者の扶養義務を証明する必要がある場合などです。
- 妻が専業主婦である
- 妻の年間収入が130万円以下である
この場合も、上述のように市町村役場での証明書の発行が可能です。
役場によっては非課税証明書などと呼ばれることもあります。
収入証明書はいつもらえる？
収入証明書は、急いで手に入れなければならないシーンもあります。
収入証明書は、いつどんな形で発行されるのでしょうか？
市町村役場に申請する場合
直接窓口に出向いて申請を行う場合、即日発行されます。あとは、その窓口の混み具合次第です。
郵送で申し込む場合は１～2週間かかってしまいます。
そのため、急ぐ場合は委任状を作成して代理人に役場に出向いてもらう必要があります。
土日の交付も
仕事の都合などでどうしても役場の開いている時間に申請ができないという場合は、どうすれば良いのでしょうか。
予約制になりますが、各市町村役場が設ける出張所などで土日や平日夜間に受け取ることができます。
まずは、証明書を希望する旨、開庁時間内に電話予約を入れ、その上で時間外に所定の場所で受取るという方法です。
マイナンバーでコンビニ受け取り
現状一部の市町村に限られますが、マイナンバーカードを利用すればコンビニで所得証明書を受け取ることができます。
メリットとしては以下のような点が挙げられます。
- 対応時間が長い：AM6：30～PM23：00まで
- 手数料が窓口より安い：50～150円ほどお得
- 対応するコンビニなら全国どこからでも発行可能
全国のセブンイレブン・ローソン・サークルＫ・サンクス、ファミリーマートなどのマルチコピー機で対応しています。
マイナンバーカードの置き忘れには充分注意しましょう。
勤務先が発行する場合
給与支払明細書は毎月もらうものですが、源泉徴収票は年1回です。
基本的には12月の給与明細と同時にもらえます。
万が一、紛失してしまった場合は、勤務先に再発行を依頼することになります。
収入証明書とは
ここまでは収入証明書を手に入れる方法について述べてきましたが、そもそも収入証明書とは何なのか？についてみていきます。
上でも触れましたように、賃貸物件の契約や、保育園、結婚相談所、クレジットカード、カードローンなど、各種申し込みなどで収入証明書を求められることがあります。
お金や住居を借りる場合は、支払い能力を示す必要があるというわけです。給与やボーナスなどを余すところなく証明しましょう。
また、保育料については、世帯収入によって変わることから、正しく申告する必要があります。
結婚相談所については、主に男性において収入証明を求めることがあるようです。
男性に求める条件のひとつに年収があげられることは珍しくありませんので、複数の収入があるなら余すところなく証明したいですね。
ただし、収入を証明できれば何でも良いというわけではなく、最低限以下の記載があることが必要です。
- 氏名
- 収入の金額
- 発行元の押印あるいは印字
- 発行年月日
提出先によって、「給与証明書では不可」「可能ならボーナスの証明も」などの規定がありますので、事前に確認しておきましょう。
給与明細
給与明細が収入証明書として認められるのであれば給与明細を提出するのが一番楽です。
ただし、給与明細は1ヶ月分の収入しか記載されていないため、収入証明書としての価値があまり高くありません。
そのため、1つではなく直近2ヶ月分が必要となる場合や、そもそも収入証明書として認められない場合も多いです。
給与明細は会社が個別で発行するので形式は様々ですが、以下のようなものです。
①には、発行した会社名と給与所得者の氏名がしっかりと記載されています。
②の発行年月日の記載がなければいつの物かわかりませんので絶対に必要です。1月に必要なのであれば直近は12月分の給与明細となります。
それに加え、もちろん給与の支給額も必要ですが、会社が作成するものですから不備があるということはほぼないでしょう。
収入を証明する場合のほとんどは収入が多いほど良いでしょうから、賞与がある人は直近1年分の賞与明細書も合わせて提出すれば正確な収入を証明できます。
給与明細は会社で毎月もらえる
給与明細の発行を拒否するのは違法ですから、依頼すれば必ずもらえるはずです。
万が一紛失してしまった場合でも、経理の人に言えば再発行と記載したものをもらえることが多いです。
ただし、再発行に関しては法的な義務はないため、もし認められない場合には翌月以降の給与明細が発行されるのを待つか、他の書類を用意しなければなりません。
源泉徴収票
会社は給与天引きと言う形で所得税を毎月徴収し、本人に代わって税務署に収めています。
源泉徴収票とは、1年分の天引き額を記載した書類のことで、その年の12月の給与が確定した後に発行されます。
つまり源泉徴収票には、年間の給与の金額が書かれていますので給与明細よりも信用が高いのです。
①と②にしっかりと氏名、会社名、発行年を記載する部分がありますので、ここが埋まっているか確認しましょう。
提出日が1月1日～2月末日の場合はまだ前年分が発行されていないこともあるため、証明年度が前々年分のものも受付可能な場合があります。
源泉徴収票は12月の給与明細と一緒にもらえる
基本的に、源泉徴収票は年末調整を行った結果が書かれたものなので、毎年最後の給与明細と一緒にもらえることがほとんどです。
なお、年の途中で退職した人は、12月を待たずして発行が可能です。退職時に発行してもらえなかった場合は、自宅に送付してもらえるよう、元勤務先に依頼しましょう。
もらったのに失くしてしまった、あるいは、いらないと思って捨ててしまった後で必要になった場合は再発行してもらいましょう。
給与明細と同じく再発行に応じてくれる場合と応じてくれない場合がありますので、再発行ができないときは他の書類を使いましょう。
再発行の理由はどうする？
もし馬太郎のように、再発行の目的がカードローンなら言いにくいですね。最初は率直に「紛失したので」でお願いしてみましょう。
おすすめは「クレジットカードの契約に必要だから」です。クレジットカードなら社会人なら一枚くらいは持ってて不思議ではないですよね。
税額通知書と所得証明書の違い
税額通知書や所得証明書、納税証明書などの自治体が発行する書類は収入証明書の中でもかなり信用度が高いです。
昨年の年末調整や確定申告によって自治体に報告した収入（収入を元に決定された税額も）記載されているからです。
手数料などについてまとめてみました。
- 税額通知書（6月以降勤務先へ送られてくる）
- 所得証明書（自治体発行：手数料300円程度）
- 課税証明書：2の所得証明書の別称
1は「去年の年収から計算して、住民税額を決めました。支払いよろしく」という内容の通知書で、税額の根拠となった収入をまとめた書類です。
いわば自治体が発行する請求書のようなもので、税額が決まり次第（6月上旬ごろ）勤務先経由であなたのもとへ送られてきます。（勤務先がない場合は自宅へ）
税額通知書の多くは、横長の細長い紙なので、初めてもらった人は「何だこれ？」と思い、どこかにしまい込んで、そのままなくす可能性大です。
一方、2や3は普段手にすることがない書類です。必要がある場合にだけ発行するという性質上、発行手数料が必要です。遠隔地から請求する場合は、郵送も可能です。
証明書の郵送
年明け以降に引っ越しをした場合は、昔住んでいた場所で受け取るか、郵送を依頼しましょう。
郵送のための必要書類は市区町村によって少し異なりますが、以下のような書類が必要になる場合が多いです。
- 該当する市区町村の証明交付申請書
- 本人確認書類（住民票と免許証が良い）
- 為替（300～400円分）
- 返信用封筒
「証明交付申請書」は各市区町村の役所のHPにあるので、ダウンロードして印刷しましょう。
詳しくは該当する市区町村の役所・税務署のHPをご覧ください。
所得証明書（課税証明書）
所得証明書は、課税証明書とも呼ばれることもあります。（自治体によって呼び方は異なります。）
こちらが千葉市が発行している所得証明書です。
①には前年度の所得額と収入額、課税金額が記載されています。
②公的な収入証明なので、市区町村長の発行印が押されていなければ正式なものとしては認められません。
③他の書類と同様に、発行された年月やいつの収入なのかが分からなければ無効です。
提出するものは前年の分ですが、税額は6月ごろに決定されるので、提出日が1月1日から6月30日の場合は証明年度が前々年分のものも受付可能な場合があります。
ちなみに収入がない方は、非課税証明書を発行することによって収入がないことを証明することができます。これも収入証明書であることには間違いありません。
税額通知書は郵送、所得証明書・納税証明書は役所で発行
税額は毎年6月ごろに決定されるので、それくらいの時期に発行された後、会社員は会社でもらい、自営業者は役所から直接郵送されてきます。
これでもほとんどの場合で収入証明書として認められるのですが、失くしてしまった場合や、提出を要求された場合には所得証明書・納税証明書を役所で発行しましょう。
その場合は1部につき300円の発行手数料がかかります。
確定申告書
会社が年末調整を行ってくれるため、会社員の方は確定申告をすることはあまりないと思いますが、確定申告書も収入証明書になります。
個人事業主などは給与明細も源泉徴収票もありませんので、確定申告書が最も身近な収入証明書なのではないでしょうか。
確定申告は自営業者だけじゃない
収入が多いほど有利になる状況であれば、副収入を得ている人は、確定申告書を提出したほうが良いでしょう。
給与明細や源泉徴収票では本業の給与しか書かれていませんが、副業分を含んだ確定申告書を提出する事で収入内容を良くできます。
勤務者兼自営業者は、勤務先から源泉徴収票を貰い、3月に全ての収支をまとめて確定申告を行なっていると思います。
仮に源泉徴収票のみの年収を申告すると実際の所得より少ない状態になるので、面倒でも確定申告書を準備しましょう。
こちらが確定申告書です。
確定申告書は自分で作成して役所で受理
確定申告は毎年2月16日から3月15日までの間に行い、受付印の押された控えがもらえますので、これが収入証明書として有効になります。
ただ確定申告の用紙に記入しただけでは意味がありませんので気を付けてください。
もし失くしたときは税務署で開示請求の手続きを行い、300円を払えば再発行できます。
年金証書・年金通知書
年金証書・年金通知書は年金の受給可能な年齢になり、年金受給の手続きが完了すれば初回の入金前に郵送されてきます。
もし年金の受給が開始しても送られてこない場合や、失くしてしまった場合には年金事務所に問い合わせてみてください。
他の公的書類とは異なり、年金証書・年金通知書は紛失時の再発行でも手数料無料で行うことができます。
未提出だとどうなる？
カードローンでお金を借りる時、50万円を超える額を希望する場合は、審査に際して収入証明書が必要です。
貸金業には総量規制という枠があり、年収の3分の1を超える貸付ができないことになっています。
貸金業者にとっては、収入証明書を確認することで、法に触れていないかどうかを判断する基準となりますので、必須なのです。
一旦審査に通ってからも、収入が安定している人ばかりとは限らないため、貸金業者は定期的に、貸付額が適切かどうかの調査を行っています。
必要に応じて、収入証明書の再提出を求められることも珍しくありません。
未提出のままですと、貸付の限度額を減らされてしまったり、利用を停止されてしまうこともあります。
収入証明書の有効期限は？
広義での有効期限についてですが、まず証明の大前提として、最新版であることが必須です。
従って有効期限は「次の証明書が発行されるまで」となります。
源泉徴収票の場合
源泉徴収票は、通常12月の給与明細と共に発行されます。これがその年1年分の収入の証明となります。
発行前に、何らかの証明の必要が生じた場合ですと、前年12月に発行されたものが最新版となります。
所得証明書・課税証明書の場合
所得証明書や課税証明書（市町村役場で発行される）は、6月初～中旬から新年度の証明書に切り替わります。
証明されるのは、前年の1月1日~12月31日の内容です。
（例）
H29年度の証明＝H28年1年間の所得の証明：発行時期H29年6月初～中旬から
収入証明書は本人以外も申請可？
市町村役場で発行される所得証明書・課税証明書などは、委任状があれば代理人でも申請・受け取ることができます。
委任状は各市町村役場のHPからダウンロード出来る場合もありますが、下記の要領でしたためても有効です。
委任状の一般的な様式
- 代理人の住所・氏名（生年月日・電話番号）
- 必要な証明書の種類 年度 枚数 使用目的 委任状の作成年月日
- 依頼する本人の自署による住所・氏名（生年月日・電話番号）押印
代理人の印鑑・身分証明書・委任状の3点が必要です。
収入証明書は手書きでも大丈夫？
勤務先で発行される給与明細が手書きである場合も、社印が押印されていれば有効です。（担当者名のみでは不可）
その他、記載に必須の条件として、以下のような項目が満たされているか確認しましょう。
- 氏名が記載されている
- 収入の金額が記載されている
- 発行年月日が記載されている
- 最新の物かどうか
不鮮明で判読困難な場合は再提出することになるため、手書きの場合は特に注意が必要です。
最後に
収入証明書の種類と、その取得方法について述べて来ました。
各市町村役場で発行される所得証明書は、複数の収入があっても総額が示されるので便利なものです。
ただし、取得するには手数料が必要であること、身分証明証が必要であることを忘れないようにしておきましょう。
開庁時間に窓口に行けない場合の対応は、市町村によって異なりますので、事前に調べておきましょう。
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