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クラウドの活用で給与計算と勤怠管理作業を効率化しよう!

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みなさんの会社では、給与計算と労働時間の計算はどのように行っていますか?

給与計算であれば、エクセルや給与計算ソフトを使用する、労働時間の計算であれば、タイムカードに記録して電卓で集計する、エクセルで自己申告する、などが従来行われてきたやり方かと思います。

これらとは別に、最近では「クラウド型」の給与計算、勤怠管理のシステムが登場し、活用されるようになってきています。

今までのソフトは、各個人のPCにインストールして作業を行う必要がありました。

さらに、給与計算などのソフトについては、Windows用のものがほとんどであったため、Macユーザーは対応できませんでした。

しかし、クラウド型のシステムは、webブラウザからURLを入力し、ID,パスワードを入力すれば、異なるOS、端末からでもシステムにアクセスして作業を行うことができます。

クラウド導入6つのメリット

その他にも、クラウド型の給与計算、勤怠管理システムの利用には次のようなメリットがあります。

  1. 業務効率改善
  2. コスト削減
  3. 正確かつリアルタイムな労働時間の把握
  4. バックアップ不要、事業継続可能
  5. ソフトウェアのアップデートがいらない
  6. 柔軟な働き方への対応

ひとつひとつご説明しましょう。

1.業務効率改善

クラウド型の勤怠管理システムでは、出退勤を打刻すると、その記録がクラウド上のサーバーに保管され、自動的に労働時間の集計が行われます。

打刻方法も、PC、各自のスマートフォン、指紋認証等、選ぶことができます。

このため、打刻の場所と時間を選ばず、出退勤時刻の記録から労働時間の集計まで行うことが可能になります。

また、年次有給休暇や代休等の申請も可能です。

このため、休暇を申請する従業員や、承認する上司の作業効率を大幅に改善することができます。

さらに、クラウド型システムでは給与計算と勤怠管理システムが連携しているものがあります。

連携しているサービスを利用すれば、ボタン一つで、勤怠管理から給与計算まで一気に作業が終了することとなり、毎月のタイムカード集計から給与計算までの作業をほぼ自動化することが可能になります。

2.コスト削減

タイムカードの集計を自社で行う場合、タイムカードの紙やインクの購入といったコストはもちろんのこと、カードの回収、上長の勤怠承認、人事担当者の集計作業等を考慮すると、実作業時間に対する人件費が相当発生しています。

例えば従業員100人の会社で、1人のタイムカードの処理に30分、人件費として1時間2,000円発生していると考えると、毎月100人×0.5時間×2,000円=100,000円ものコストがかかっていることになります。

しかし、クラウド型の勤怠管理システムを利用すれば、利用料は一般的には月300円程度ですから、ひと月あたり、300円×100人=30,000円程度に抑えることが可能になります。

この費用で、そのほかにも、休暇管理やシステムメンテナンスなどまでを考慮すると、総合的にはかなりのコスト削減効果が得られるということができます。

3.正確かつリアルタイムな労働時間の把握

通常のタイムカードなどの場合、その月に何時間くらい勤務時間が発生しているのかについては、勤怠の締め日を過ぎてから勤務表を回収して計算を行うまでわかりません。

しかし、クラウド型の勤怠管理システムであれば、データがクラウド上に保管されているため、リアルタイムな労働時間把握が可能となります。

働き方改革によって時間外労働には上限規制が課せられることとなりましたが、残業が多すぎる場合は、月の途中で判断し、残業時間の削減を行うことが可能になります。

その他、遠隔地の勤務等で勤務状況の把握が難しい社員に対するケアも可能になります。

4.災害時の事業継続が容易

webブラウザさえあれば、どの端末からもログインして作業が可能ですので、災害等で会社のパソコンが壊れても、別のパソコンがあれば、どこからでも作業を継続することができます。

データがクラウド上に保管されていますので、バックアップの必要もなく、常に正しい情報にアクセスすることが可能です。

勤怠情報や賃金データについては、法的に保存が義務付けられているものですが、事故や災害まで考慮して安全にバックアップを保管するには、実は高度な知識と費用が必要となるものです。

これらにかかる設備投資や人件費が不要となり、かつ安全な事業継続が可能となります。

東日本大震災の直後、クラウド型勤怠管理システムが導入されていたために勤怠管理も給与計算も止まらずに処理できたという例もあります。

5.ソフトウェアのアップデートがいらない

法改正やシステム更改については、クラウドシステム側でアップデートが行われるため、システム利用側ではアップデートを行う必要がありません。

また、所得税や社会保険の保険料率が自動で更新されるため、間違えることがありません。

勤怠管理システムにおいては働き方改革に対応してさまざまな機能追加が行われていますが、これについても何もしなくても自動で機能が追加されていることになり、人事担当者の手間を省くことができます。

6.柔軟な働き方への対応が容易

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットに接続できる環境さえあれば、場所や端末を問いません。

ですからリモートワークにも対応可能になります。

また、勤怠管理システムを導入したところ、有給休暇をとりやすくなったという声が上がった例もあります。

休暇の申請をシステムを介して行うことによって、申請にあたっての物理的および心理的なハードルが下がったということが理由のようです。

もちろん、休暇の取得については対面でもきちんと伝え合える関係作りも必要ですし、システムからだと申請しやすい、ということそのものが好ましいかどうかは別の議論もあるところですが、まずは、休暇の取得率が向上することそのものは好ましいことといえるでしょう。

クラウド導入のデメリット

クラウド導入には大きなメリットがありますが、デメリットもあります。

それは、導入作業に手がかかるということです。

多くのクラウドシステムでは、システム導入や初期設定はあたかも簡単にできるかのように宣伝されていますが、実際の導入作業は非常に手がかかる、難しい作業です。

なぜなら、法律、自社の就業規則、システムの使い方、この3つを熟知している必要があるからです。

一般の業務効率化のためのシステム導入と大きく異なるのは、勤怠管理や給与計算システムの導入は、法律上定められたルールを守ったうえで行わなければならないという点です。

設定や操作間違いは即、法違反に直結します。

たとえシステムサポートでは、ツールの操作方法は教えてもらえても、法律上、その運用が正しいかどうかは教えてもらえません(当然です)。

ですから、導入設定を行う人が、法律や自社の就業規則を熟知している必要があります。

場合によっては、就業規則の方を変更を検討しなければならないこともあります。

これらは非常に高度な労務管理に関する知識が必要となります。

クラウドは、導入すれば何でも解決してくれる魔法の道具ではありません。

実際に、簡単だと思ってやってはみたけれど、結局うまくいかなかった、という失敗例が散見されます。

クラウド導入を成功させるには?

ですから、導入にあたっては、自分の会社の労務管理の状況や業務フローを考慮して、どのシステムをどのように導入するのがよいのか、法律およびシステムに詳しい専門家の力を借りながら、計画的に行う必要があります。

初期導入コストをケチって、やってみたはいいけれども使われないままになってしまった、というのが一番もったいないです。

システムの力を上手に利用して、給与計算と勤怠管理の効率化を図りましょう。

office role 代表
郡司果林

特定社会保険労務士。第一種衛生管理者。
大学卒業後、SEとして5年あまりシステム開発に従事。

その後コンピュータハードメーカーの人事担当として、自社の人事業務のシステム化を行い、給与計算、勤怠管理、行政手続等にかかるコストを1/10に削減した。
その他メンタルヘルスケア対策、安全衛生管理体制の構築等に従事。

独立開業後は労働基準監督署相談員等を経て、ITエンジニアの労務管理支援や、バックオフィスのクラウド導入支援等を行っている。

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