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就業規則の意義と作成

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決定

就業規則は職場のルールであるとともに、使用者、労働者が常に身近に置き労働上の疑問点が出てきたらすぐに内容を確認し、お互い誤解やトラブルのない職場にするためのバイブルのような存在です。

本稿では、就業規則の存在意義を確認し、具体的に作成していく上での留意点等を記述していきます。

労働者については、夜勤や交代制ではない昼間の正規雇用者を前提にしています。

また最後に昼間のパートタイム労働者用の就業規則の注意するポイントも記述してあります。

常時雇用する労働者の人数に関わらず、事業所ごとに実態に合う就業規則を作成することが大切です。

就業規則の意義

(1)法律に基づいて仕方なく作成するものではない

「就業規則」というと、「労働基準法」を連想する方が多いのではないでしょうか。

労働基準法(労基法)第89条1項では「常時10人以上の労働者(※1)を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」と規定されています。

したがって、法律で規定されているから仕方なく作成しておくものと考える方もいらっしゃるでしょう。

しかしながら、就業規則は法律に基づいて仕方なく作成するものではなく、これが規定されていることにより多くの効用が期待できることをみていきましょう。

(※1)正規・非正規等の雇用形態、またフルタイム・パートタイム等の労働時間に関わらず、通常10人以上の労働者がいることをいいます。

ただし、派遣契約の労働者は人数に含まれません。

また、例えば通常は9人で繁忙期に期間限定のバイトを2名雇用し、期間終了後はまた9人に戻るような場合も通常10人以上にはあたりません。

(2)就業規則があることによる効用

①組織の秩序を維持する

多くの労働者の一人一人の価値観や考え方のまま動いては、組織としては機能しません。

あるルールに基づいて皆が働くことにより秩序が維持されるようになります。

②労働条件を統一して管理できる

労働者一人一人と労働条件の約束をすることは現実的に不可能です。

そこで、一定の労働条件のもとで皆が働くことにより不公平なく管理ができるようになります。

③職場でのトラブルを防止する

明文化された規定がないと、あの場合はこの場合はと様々な解釈がされ、トラブルのもとになることは目に見えています。

トラブルが起きる前にそれを防止することが何より大切です。

④業績向上につながる

一定の規定のもとで働くことにより、組織の秩序が維持され、きちんとした労務管理がされ、トラブルもない、となると必然的に労働者のモラルが向上し、延いては優秀な人材確保にもつながるのではないでしょうか。

就業規則の作成

(1)作成上の注意点

①10人未満の事業所

先に述べましたように、就業規則を作成することを義務付けられているのは常時10人以上の労働者を使用する使用者にたいしてです。

したがって、常時10人未満の労働者を使用する使用者にたいしてはそれを義務付けられてはいません。

しかし、就業規則が職場でのトラブル防止が大きな役割であることから、常時10人未満の労働者が働く事業所においても就業規則を作成することが望ましいといえます。

②事業所ごとに作成する

たとえば「本社A」と「支社B」「工場C」がある会社の例では、A、B、Cの事業所ごとに就業規則を作成して、それぞれの地域所管の労働基準監督署長に届け出る必要があります。

ただし、各事業所の就業規則が本社と同一の内容のものである場合に限り、本社所在地を管轄する労働基準監督署長を経由して一括して届け出ることも可能です。

③届出については意見書を添付する

所轄労働基準監督署長への届出については、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、過半数で組織する労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者の意見(※2)を記し、その者の署名又は記名押印のある書面(意見書)を添付する必要があります(労基法第90条)。

この場合の労働者の過半数を代表する者は、監督又は管理の地位にある者でないことや使用者が指定した者でないことと共に、使用者から意見を聴取される者を選出することを明らかにして実施する投票、挙手等の方法によって選出された者である必要があります。

(※2)労働者との話し合いの結果を代表者が意見書に記載することになりますが、「話し合い」とは必ずしも「同意を得る」ということではありません。

仮に労働者が100%内容に賛同しない場合であっても使用者はそれに拘束されるものではありません。

④変更した時も届け出る

就業規則を変更した時もその都度、変更箇所を届出書に記載して届け出なければなりません。

ただし、変更箇所のみの記載がしにくい場合は変更箇所がわかるようにして全文を届け出てもかまいません。

就業規則を変更する場合、とくに下記のことに注意しなければなりません。

  • 労働者にとって不利益と思われる変更内容

たとえば、賃金関係、休憩時間関係、休日関係等で労働者にとって不利益と思われる内容に変更する場合には、労働組合、労働者代表との十分な協議を経た後、労働者全員の合意が必要とされています。(労働契約法第9条)

ただし、その変更内容が社会通念に照らして合理性がある場合は、労働者の個別同意を得ていなかったとしても、変更は合法になります。(同10条)

⑤労働者に周知する

作成した就業規則は、労働者の一人ひとりへの配付、労働者がいつでも見られるように職場の見やすい場所への掲示、備付け等の方法で周知しなければなりません。

せっかく作成した就業規則ですから、労働者全員に周知して気持ちよく働ける環境を整えたいものです。

(2)必ず書かなければならないこと

①労働時間関係

始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項等を書きます。

とくに注意すべきことは以下の通りです。

  • 所定労働時間と法定労働時間

事業所で規定した所定労働時間が法定労働時間(1日8時間、週40時間)より短い場合、所定労働時間を越えて労働した時間を時間外労働とした方がトラブルは起こりません。

  • 休憩時間

そもそも労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間のことをいい、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たります。

たとえば休憩時間中の離席をしない電話番、休憩時間後の業務に備える作業等は労働時間に当たりますので注意が必要です。

  • 休日

労基法では何曜日を休日とするかあるいは国民の祝日を休日とするかについて規定していません。

1週間の中で何曜日を休日としても、また、週によって異なる曜日を休日としても差し支えありません。

さらに、勤務の実態に合わせて、労働者ごとに異なる日に交替で休日を与えることもできます。

  • 時間外労働

時間外労働は1か月45時間以内、1年360時間以内が基本です。

臨時的に限度時間を超えて労働させる必要がある場合には、この限度時間を超えて労働させることが可能ですが、その場合にも、1か月の時間外労働と休日労働を合算した時間について100時間未満、1年の時間外労働について720時間以内としなければなりません。

また、限度時間を超えることができる月数(1年について6か月以内)を規定しなければなりません。

  • 年次有給休暇

年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、そのうち5日については、基準日から1年以内の期間に、労働者ごとにその時季を定めることにより与えなければならなりません。

その場合、労働者の意見を聴取する必要があり、当該労働者の意見を尊重するよう努めなければなりません。

②賃金関係

賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項を書きます。

とくに注意すべきことは以下の通りです。

  • 諸手当

どのような諸手当があるか、またその金額を明記しなければなりません。

通勤手当においては、最短ルートなのか最短時間なのか、また上限金額を規定する場合にはその額を明記することがトラブル防止になります。

  • 割増賃金

法定労働時間を超えて労働させた場合には2割5分以上、法定休日(週1回又は4週4日)に労働させた場合には3割5分以上、深夜(午後10時から午前5時までの間)に労働させた場合には2割5分以上の割増率で計算した割増賃金をそれぞれ支払わなければならないことが基本です。

それらの内容の他、割増賃金の算出方法(計算式)も規定しておく必要があります。

③退職関係

退職に関する事項(解雇の事由を含む。)を書きます。

退職には定年等によるもの、退職によるもの、解雇によるものがあります。

それぞれについてきちんと規定を定めなければなりません。

この退職関連はとくにトラブルの元となりますのでとりわけ注意が必要です。

とくに解雇については解雇禁止事項が多くあります。

(3)各事業所内でルールを定める場合に書くこと(※3)

①退職手当関係

適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項等を規定します。

②臨時の賃金・最低賃金額関係

臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額に関する事項を規定します。

最低賃金については毎年10月には都道府県ごとに見直しがされますので、その金額(時給換算)を下回ってはいけません。

③費用負担関係

労働者に食費、作業用品その他の負担をさせることに関する事項を規定します。

④安全衛生関係

安全及び衛生に関する事項を規定します。

⑤職業訓練関係

職業訓練に関する事項を規定します。

⑥災害補償・業務外の傷病扶助関係

災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項を規定します。

⑦表彰・制裁関係

表彰及び制裁の種類及び程度に関する事項を規定します。

⑧その他

事業所の労働者すべてに適用されるルールに関する事項を規定します。

(※3)上記の①から⑧は一つの例です。内容は各事業所の任意ですので、もっとも実態に合うように規定しておくことが必要です。

パートタイム労働者の就業規則

(1)共通の規定

パートタイム労働者であっても、前述までの就業規則の意義や作成上の注意点はまったく同じです。

また「(2)必ず書かなければならないこと」や「(3)各事業所内でルールを定める場合に書くこと」も同じです。

賃金関係では時間給制が多いと思われますので、その金額を規定します。

ただし、その年の最低賃金を下回ってはなりません。

年次有給休暇も所定の日数を規定しなければなりません。

また年10日以上の年次有給休暇を取得した場合、付与された日から1年以内に5日以上休んでもらわなければなりません。

この辺りも正規雇用労働者と同じです。

(2)異なる規定

①雇止め

労働契約に期間の定めがあり、労働条件通知書にその契約を更新する場合がある旨をあらかじめ明示していたパートタイム労働者の労働契約を更新しない場合には、少なくとも契約が満了する日の30日前までに予告しなければなりません。

②社員への転換

1年以上勤続し、社員への転換を希望するパートタイム労働者については、所定の要件を満たす場合、社員として採用し、労働契約を締結することが望ましいといえます。

③無期労働契約への転換

期間の定めのある労働契約で雇用するパートタイム労働者のうち、通算契約期間が5年を超える者は、現在締結している有期労働契約の契約期間の末日の翌日から、期間の定めのない労働契約での雇用に転換することができる規定が必要です。

終わりに

以上で本稿を終りにしたいと思いますが、就業規則の概要はご理解いただけましたでしょうか。

就業規則は職場の憲法ともいえる規定です。

見様見真似で作成することもできますが、条文の適正さ、条項間の整合性、監督官庁への提出、その後の内容メンテナンス等不備なく運用していくためには専門家へ依頼して、使用者と専門家が一緒になって作成していくことが望ましいといえます。

社会保険労務士
1級ファイナンシャル・プランニング技能士
DCプランナー
平盛 裕(ひらもり ゆう)

2015年(平成27年)に社会保険労務士試験合格(合格率2.6%)。
年金事務所、社会保険労務士事務所勤務を経て、2019年(平成31年)1月1日付けにて東京都社会保険労務士会に「開業」登録。

顧問先企業の労務コンサルタント等の社労士業務の他に、ビジネス資格を多数取得してきた経験を生かし、資格試験受験参考書の校閲・執筆等、また「ビジネス資格コンサルタント」として、とくに社会保険労務士、宅地建物取引士等の資格取得のためのコンサルティング業務(講座、セミナー、勉強会)をはじめている。

宅地建物取引士、管理業務主任者、日商簿記2級等の資格も保有。

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