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正しい給料明細の書き方がわかる5ステップ!手書きでもいいの?

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人を雇ってお給料を支払うとなると、給料明細を発行しなければいけません。

給料明細にはどんな項目が記載されていて、どのように作成すればよいのでしょう?

また、手書きでもよいのでしょうか?

ここでは、正しい給料明細の書き方を解説していきます。

この記事はこんな人におすすめ

こんな悩みを持っている人におすすめの記事です。

  • 給与明細の作成を考えている人
  • 控除額の計算式を確認したい人
  • 給与明細を手書きからExcelや給与ソフトへ変更するか悩んでいる人
  • 給与明細を紛失して再発行を考えている人

給料明細には何が記載されているの?

給料明細というのは、つまり支給するお給料の内訳を書いた書類です。

どのような内訳が書かれているのかというと、出勤日数などの勤怠状況や、基本給・各種手当などお給料の総支給額、源泉徴収税や社会保険料といった控除される額、実際に支給される差引金額などが書かれています。

給料明細の作成に必要な書類を準備

ではまず、給料明細の作成に必要なものを準備しましょう。

  1. タイムカード
  2. 健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
  3. 住民税課税決定通知書
  4. 健康保険・厚生年金保険の保険料額表
  5. 雇用保険料率表
  6. 給与所得の源泉徴収税額表

「タイムカード」は勤怠管理のために使用し、「健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書」「住民税課税決定通知書」「健康保険・厚生年金保険の保険料額表」「雇用保険料率表」「給与所得の源泉徴収税額表」は控除項目の計算に必要となります。

また、「健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書」「住民税課税決定通知書」の2つは届け出を行っていれば定期的に送付されてきます。

「健康保険・厚生年金保険の保険料額表」「雇用保険料率表」「給与所得の源泉徴収税額表」の3つは、各関係省庁のホームページより閲覧、ダウンロードが可能です。

正しい給料明細の書き方

必要書類が準備できたところで、さっそく給料明細の書き方について解説していきます。

1.総支給額の書き方

まず、用意したタイムカードをもとに、1ヶ月の勤怠について集計を出し、総支給額を計算します。

総支給額の計算方法は下記の通りです。

「総支給額 = 基本給 + 時間外手当 + 通勤手当」

労働時間の集計

タイムカードを集計して、1ヶ月の総労働時間と時間外労働時間を計算します。

ちなみに、労働時間というのは指揮命令下で拘束されている時間すべてを差していますので、制服に着替える等の準備時間や朝礼、電話当番などの時間も含まれます。

また、欠勤や遅刻、早退については、休んだ分だけ控除することになりますが、労働者の不利益になるような控除はできません。

例えば、30分単位で計算し、5分の遅刻でも30分の遅刻として控除するというようなことはできないのです。

時間外手当の計算

1日の労働時間を超えて働いた場合には、時間外手当が支給されます。

なお、労働基準法で法定労働時間は1日8時間週40時間と定められています。

つまり、1日8時間を超えて働いた分の残業代や休日出勤などで週40時間を超えて働いた分は、時間外労働ということになります。

労働時間の集計をもとに、次の計算式で時間外手当を計算します。

「時間外手当 = 時間単価 × 割増率 × 時間外労働時間」

時間単価の計算は、例えば基本給320,000円の人で、1ヶ月の労働日数が20日間だった場合、320,000円÷20日=16,000円、16,000円÷8時間=2,000円となり、時間単価は2,000円ということになります。

では、割増率というのは何なのかというと、時間外労働をした場合には25%割増しで賃金を支払わなくてはいけないという労働基準法による定めがあるのです。

例えば、1ヶ月の時間外労働時間が10時間だったとすると、2,000円×1.25×10時間=25,000円という計算になり、時間外手当の額は25,000円ということになります。

また、時間外労働についても、1分でも残業をすれば時間外労働となりますので、15分単位とか30分単位で残業時間を切り捨てることはできません。

通勤手当の計算

通勤手当についても給料明細に記載します。

通勤手当は、それぞれの会社の就業規則や雇用契約書に定められています。

ここでは、通勤手当が課税対象かどうかを確認しておく必要があります。

たいていの場合は非課税だと思いますが、どういったケースが課税対象になるのか確認しておきましょう。

電車やバスなど公共交通機関だけを使った、最も経済的で合理的な経路での通勤の場合は、1か月15万円が非課税となる限度額です。

車通勤の場合は通勤距離に応じて非課税限度額が決まっています。

マイカーなどで通勤している人の非課税となる1か月当たりの限度額の表
片道の通勤距離1か月当たりの限度額
2キロメートル未満(全額課税)
2キロメートル以上10キロメートル未満4,200円
10キロメートル以上15キロメートル未満7,100円
15キロメートル以上25キロメートル未満12,900円
25キロメートル以上35キロメートル未満18,700円
35キロメートル以上45キロメートル未満24,400円
45キロメートル以上55キロメートル未満28,000円
55キロメートル以上31,600円

※国税庁公式サイトより引用

2.社会保険料の書き方

社会保険料はどのように書いたらよいのかというと、最初に準備しておいた健康保険・厚生年金保険の保険料額表や雇用保険料率表を参照しながら算出したものを入れていきます。

まず、健康保険・厚生年金保険については、4月から6月の3か月間の給料の総支給額から1か月当たりの平均額を計算し、標準報酬月額を算出します。

なお、この給料の総支給額には通勤手当も含まれますのでご注意ください。

そして、標準報酬月額に対する保険料率を参照し、この標準報酬月額に保険料率をかけた金額が、9月~翌年8月までの社会保険料ということになります。

雇用保険料については、標準報酬月額ではなく、その月の総支給額にその都度雇用保険料率をかけて計算した金額を入れます。

3.税金の書き方

今度は税金の書き方について説明します。

まずは課税対象額を計算し、源泉所得税や住民税を出します。

課税対象額の計算

課税対象額は、総支給額からさきほどの通勤手当と社会保険料の合計を差し引いて計算します。

「課税対象額 = 総支給額 - 通勤手当 - 社会保険料」

源泉所得税の算出

課税対象額をもとに、源泉所得税を算出します。

源泉所得税額は、課税対象額を源泉徴収税額表に当てはめて、該当箇所に載っている税額を記入すればOKです。

住民税の記入

住民税の徴収には、特別徴収と一般徴収の2種類があります。

サラリーマンの住民税は、会社がお給料から差し引いて、会社からそれぞれの市区町村に納める特別徴収で徴収されるのが一般的です。

市区町村に特別徴収を行うための届出をすると、「住民税課税決定通知書」が送られてきますので、この通知書を見て住民税を記入します。

4.控除額の書き方

控除額というのは、社会保険料の合計と所得税、住民税、他に生命保険料など、控除するものがあればそれらの金額を合計した額のことをいいます。

「控除額 = 社会保険料の合計 + 所得税 + 住民税 + 生命保険料等」

5.差引支給額の書き方

差引支給額とは、実際に支払われる金額、つまりは手取り額ということになりますが、これは、総支給額から先ほど計算した控除額を差し引いた金額です。

「差引支給額 = 総支給額 - 控除額」

Excelやアプリを使って給料明細を作成・管理

これらの給料明細を作るための計算は、Excelやアプリ、給与ソフトを使って自動化することをおすすめします。

給与ソフトと勤怠管理システムを併用することで労務管理も効率的に行うことができます。

また、Excelやアプリは無料で利用できる場合が多く、計算ミスや抜け漏れを防ぐのに効果的です。

Excelで自動計算し給与計算ミスをなくそう

給与計算ソフトは購入費や利用料などのコストがかかるため、従業員が数名の場合にはExcelでの給与明細の作成がおすすめです。

自動計算の設定などExcelを使いこなせる人なら簡単に作成できるかと思いますが、苦手な人でも大丈夫です。

自動計算の設定が完了しているテンプレートの多くは無料でダウンロードできるため、費用をかけずにExcelでの給与計算が可能になります。

また、手書きとは違いExcelで自動計算をするため計算ミスも減り時間短縮にもつながります。

但し、「健康保険・厚生年金保険の保険料額表」「雇用保険料率表」「給与所得の源泉徴収税額表」は改定の度に最新のものに変更する必要があります。

給与明細を簡単管理!おすすめのアプリ

勤怠管理や給料計算はスマートフォンアプリで行うことが可能です。すぐにでも使えるおすすめのアプリを紹介します。

給料明細管理アプリ名対応OS金額アプリの特徴
シフト管理DXIOS対応無料年間所得の管理や給与自動計算が簡単に行うことができ、家族や友人とシフト一覧を共有することが可能です。
給与マネジャIOS対応120円毎月の給料明細や賞与だけでなく一時金などの収入も記録可能。年度集計機能や源泉徴収票管理も行えます。
シフトボードIOS・アンドロイド対応無料アルバイトの時給計算が簡単に行うことができ、カレンダーでシフト確認やシフト管理も可能。月の収入計画が立てやすいアプリです。
シフト給料計算カレンダーIOS・アンドロイド対応無料アルバイトの時給とシフトがカレンダーで簡単に管理できます。変則的な割増計算も簡単に行えるアプリです。
freee forチームIOS・アンドロイド対応無料勤怠入力や給与明細の閲覧などが可能です。人事労務freeeと連動することで自動で取り込まれ転記作業不要でバックオフィス業務を効率化できます。
ShiftManagerアンドロイド対応無料アルバイトなどの時間給で働く人が使いやすい給料計算、シフト管理アプリ。仕事を掛け持ちしていても切り替えて使うことが可能です。

給料明細は手書きでもいいの?

逆に、手書きで給料明細を発行してもよいのでしょうか?

間違いなく計算されて、必要な情報が書き込まれていれば、手書きでも実際には何の問題もありません。

また、用紙サイズの指定などもないため見やすい給料明細であれば良いでしょう。

ただ、システム化されて自動計算された給料明細は信用性が高く、見た目にも美しいので、手書きでない方が印象は良いと考えられます。

なぜ給料明細は必要なのか

さて、そもそも給料明細はなぜ必要なのでしょう?

給料明細の発行は、法律や通達によって義務付けられています。

また、発行済みの給料明細を本人が紛失してしまった場合でも、会社は再発行を求められることが多くあります。

給料明細を発行しないのは違法!

給料明細は、所得税法第231条により、以下のとおり交付しなければならない旨が明記されています。

(給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書)
第二百三十一条 居住者に対し国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。

※電子政府の総合窓口イーガブ:「所得税法第231条」より引用

そのため、給料明細を発行しないのは違法ということになります。

紛失時の給料明細再発行は義務?

また、給料明細は発行したものの、給与所得者本人が紛失してしまったというケースもありますよね。

会社には賃金台帳の保管義務がありますので、保管期間内であれば発行することは可能だと思います。

しかし、再発行については、会社側に法的義務はありません。

ただ、可能であれば再発行するというケースが多いようです。

再発行の理由が住宅ローンの審査に必要だと場合など、理由次第では、給料明細ではなく源泉徴収票で足りることもありますので、そういった場合には源泉徴収票が発行されるのが一般的です。

まとめ

今回は、給料明細にはどんな項目が記載されていて、どのように作成すればよいのか、手書きでもよいのか、正しい給料明細の書き方について解説しました。

給料明細は会社側に作成義務があります。

法的には手書きであってもきちんと計算されていれば問題ありません。

ただし、Excelやアプリ、給与計算ソフトを使って自動計算した方が正確なため、信頼性が高いといえます。

いずれにしても、正しく計算して信頼性の高い給料明細を発行することが大切です。

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